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Pamela Grün
Pamela Grün
Pamela Grün

Gelungener Video Call – darauf kommt's an

Video Call – die neue Form des Meeting

In Zeiten von Corona bleibt in der Business Kommunikation kein Stein auf dem anderen. Das persönliche Meeting im Büro weicht dem Video Call – ein Trend der uns wohl auch nach der Pandemie erhalten bleiben wird. Meetings im virtuellen Raum funktionieren nach ganz eigenen Prinzipien. Mit der Face-to-Face-Kommunikation sind sie nur bedingt vergleichbar. Erfahren Sie hier, worauf es ankommt, damit Ihr Video Call ein Erfolg wird.

Die Technik muss stimmen – Prüfen Sie vor dem Termin Ihre Ausstattung
Erfolgreiche Kommunikation ist nur möglich, wenn Sie die Signale Ihres Gesprächspartners richtig empfangen und darauf reagieren können. Dazu gehören nicht nur Worte, sondern auch Gesten und nonverbale Signale. Im Video Call ist das Empfangen von Gesten und nonverbalen Signalen etwas schwieriger. Umso wichtiger ist es, dass die Technik reibungslos funktioniert.
Nichts ist störender, als ein defektes Mikro, eine nicht funktionierende Kamera oder eine schlechte Internet-Verbindung. Besonders peinlich kann es vor allem in größeren Runden werden, wenn ein Gesprächspartner nur schlecht sicht- oder hörbar ist, weil er die Geräte nicht bedienen kann. Daher: Vorher alles gründlich ausprobieren und sich mit der Technik vertraut machen:

  • Funktionieren PC oder Notebook einwandfrei?
  • Ist die Internetverbindung stabil? (Wenn möglich nutzen Sie eine Festnetz-Verbindung)
  • Funktionieren Kamera und Mikro und wie lassen sie sich ein- und ausschalten?
  • Mikro Einstellung – wann klingen Sie zu laut, wann zu leise?
  • Wie schalten Sie das Mikro stumm, denn das sollten Sie während des Calls machen, sobald Sie nicht mehr sprechen.

Headset – Do’s and Dont’s
Benutzen Sie ein Headset? Dann achten Sie bitte darauf, das Mikro unter dem Mund zu positionieren und nicht unter der Nase. Denn sonst wird es jeden Ihrer Atemzüge übertragen, was sehr störend wirkt.

Kamera richtig positionieren: Simulierter Blickkontakt
Und hier beginnen die spannenden Tücken der virtuellen Kommunikation. Von der Face-To-Face-Kommunikation wissen wir, dass wir unserem Gegenüber beim Sprechen direkt in die Augen sehen sollten. Das ist beim Video Call so nicht direkt möglich sondern kann nur simuliert werden. Und zwar folgendermaßen: Am besten positionieren Sie die Kamera in einem Abstand von etwa 1,5 Metern in Augenhöhe. Wichtig ist, dass Sie beim Sprechen direkt in die Kamera schauen – dann sieht es nämlich für Ihr Gegenüber so aus, als würden Sie ihm direkt in die Augen schauen.

Womit wir gleich bei der nächsten Kommunikationshürde im Video Call angelangt sind: Wenn Sie nämlich beim Sprechen in die Kamera schauen, können Sie sich nicht auf das Gesicht Ihres Gesprächspartners konzentrieren, das am Bildschirm zu sehen ist. Es fehlt also das spontane Mimik-Feedback, das für eine gelungene Konversation notwendig ist. Sprechen Sie daher langsamer als gewohnt und beachten Sie die zeitversetzten Reaktionen. Am Anfang mag das ungewohnt sein, mit der Zeit und mit etwas Übung stellt sich jedoch rasch eine Routine ein.

Optimaler Bildausschnitt: Gesicht und Oberkörper
Um im Video Call überzeugend und authentisch rüberzukommen, muss Ihnen Ihr Gegenüber nicht nur in die Augen blicken können. Er sollte auch die Möglichkeit haben, Ihre Persönlichkeit wahrzunehmen. Wählen Sie daher den Bildausschnitt so, dass Ihr Gesicht zu sehen ist und ein Teil Ihres Oberkörpers. Dank dieser Porträteinstellung können Sie Ihre Worte mit gewohnter Gestik unterstützen. Aber Achtung: Nicht zu wild herumfuchteln oder zu ausschweifende Handbewegungen machen –  das bringt Unruhe auf den Bildschirm und lenkt von Ihrer Botschaft ab!

Hintergrund: Die perfekte Kulisse für Ihren Auftritt
Gerade im Home-Office ist es wichtig, für einen professionellen Hintergrund zu sorgen. Erst recht, wenn man in der Küche oder im Wohnzimmer seine Bürozelte aufgeschlagen hat. So spannend Einblicke in den Alltag der Kollegen sein mögen, grundsätzlich gilt: Sorgen Sie beim Video Call für einen eher neutralen, möglichst ruhigen Hintergrund. Kinderspielzeug, zu auffällige Deko-Accessoires oder private Fotos sind zu vermeiden, da es von Ihnen und vom Thema ablenkt.

Aufrecht Sitzen: Steigert die Stimmung und das Stimmvolumen
Aufrechtes Sitzen unterstützt die Bauchatmung und sorgt für einen guten Stimmklang. Wer in den Bauch atmet, wird nicht nur ruhiger und fokussierter; auch die Stimme klingt voller und angenehmer. Das merken Ihre Gesprächspartner sofort. Denn: Einer angenehmen Stimme hört man gerne und länger zu. Stellen Sie für eine aufrechte Sitzhaltung beide Füße auf den Boden und erden Sie sie gut. Üben Sie vor dem Call ein paar Mal die Bauchatmung und stimmen Sie sich mit ein paar Stimmübungen auf Ihren Termine in.

Übrigens: Bei der digitalen Kommunikation ist die Stimme wichtiger denn je. Gibt es in der Face-to-Face Kommunikation noch zahlreiche andere Signale, die die Kommunikation unterstützen, so fallen diese bei der virtuellen Kommunikation komplett weg. Es hängt also fast alles an der Stimme.

Ihr Outfit: Passend und businesstauglich
Mit Ihrem Outfit signalisieren Sie Ihrem Gegenüber Respekt. Sicher ist man im Home-Office mehr dazu verleitet, im Jogginganzug oder im Lieblings-Schlabberpulli am Schreibtisch zu sitzen, aber Achtung: Sie tun sich damit nichts Gutes. Abgesehen davon, dass ein zu legeres Outfit den eigenen Selbstwert auf Dauer untergraben kann, wirkt der Schlabberlook im Video Call besonders unvorteilhaft. Zum einen kann es Ihr Gegenüber als respektlos auffassen. Zum anderen kann es passieren, dass Ihre Kompetenz Ihrem Outfit entsprechend bewertet wird. Das gilt vor allem bei Personen, die Sie nicht gut kennen. Es müssen ja nicht gleich Anzug, Krawatte und Kostüm sein. Aber ein schönes Hemd oder eine nette Bluse machen gleich ein viel professionelleres Bild.
Eher zu vermeiden: Karos und auffällige Muster sowie zu großer Schmuck. Das kann leicht störend wirken.

Gesprächsverhalten: Höflichkeit gewinnt
Was in der Face-to-Face-Kommunikation gilt, gilt natürlich auch online. Höflichkeit ist ein Muss. Das beginnt mit dem pünktlichen Betreten des virtuellen Konferenzraumes sowie mit der Bereitschaft, das anfängliche Eis mit etwas Small Talk zu brechen.

Der Host gibt den Ton an
Im Meeting hat normalerweise  der Host die Gesprächsführung über. Er begrüßt die Teilnehmer und stellt sie einander vor.  Er ist es auch, der den Teilnehmern das Wort erteilt. In der Regel schaltet nur der, der redet, sein Mikro auf laut. Alle anderen Teilnehmer schalten ihres stumm, damit keine störenden Hintergrundgeräusche (Rascheln, Husten, Rauschen, etc.) zu hören sind.

Beachten Sie: Derjenige der spricht, ist meist in einem großen Fenster sichtbar, während die anderen Teilnehmer in kleinen Fenstern eingeblendet werden. Sie können also immer von allen Teilnehmern gesehen werden. Achten Sie daher auf Ihre Mimik. Gelangweiltes Gähnen, Augen verdrehen, Whatsapp Nachrichten schreiben oder ähnliches besser später erledigen, wenn Sie wieder offline sind ;-).

 

 

 

 

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